HÔPITAL DE DORNBIRN

Industrie

Hôpitaux et maisons de retraite

Département

À l'échelle de l'hôpital

Région

Dornbirn, Autriche

Le client

L'hôpital municipal de Dornbirn, doté de 278 lits de soins intensifs, dispense des soins médicaux suprarégionaux à la population de la vallée du Rhin, dans le Vorarlberg. Environ 900 employés – dont 158 médecins, 445 infirmiers et 256 employés administratifs (cuisine et blanchisserie comprises) – soignent environ 40 000 patients ambulatoires et 15 000 patients hospitalisés chaque année. En tant qu'hôpital universitaire, l'hôpital est également un important centre de formation pour les futurs médecins, complétant ainsi leurs études aux facultés de médecine d'Innsbruck, de Vienne et de Graz.

Situation initiale

L'hôpital de Dornbirn s'engage en permanence pour le bien-être et le rétablissement de ses patients. L'un des éléments clés pour atteindre cet objectif au quotidien est la recherche d'une rentabilité optimale, prenant en compte les intérêts médicaux et écologiques. Une condition essentielle à cet effet est la plus grande transparence possible concernant les indicateurs clés de performance (ICP) pertinents pour la gestion. Gerhard Amann, directeur financier et du contrôle de gestion de l'hôpital de Dornbirn, a relevé le défi de mettre en place un système compact d'ICP fournissant automatiquement et régulièrement des ICP pour tous les domaines cliniques, à partir de diverses sources de données issues d'un paysage informatique hétérogène. Des analyses à petite échelle étant déjà réalisées dans le domaine médical à l'aide de la technologie Qlik, M. Amann et le directeur informatique ont décidé ensemble des prochaines étapes de mise en œuvre.

Qlik impressionne par la mise à disposition des données en un clic. « Nous avons implémenté une comparaison prévisionnelle-réelle des postes d'affectation dans Qlik pour la direction de l'hôpital et avons immédiatement rencontré un succès initial », rapporte Gerhard Amann, diplômé en administration des affaires. « Au lieu d'exporter les données du système RH et de les traiter dans Excel, les chiffres étaient disponibles en un clic. C'est ce qui a conduit à la décision d'utiliser Qlik comme solution BI centrale. » L'hôpital de Dornbirn a sollicité le soutien de ppmc pour développer son environnement applicatif. « D'une part, nous avions besoin d'une solution de secours pour mon collègue informatique et moi-même afin de garantir le fonctionnement continu de la solution même en notre absence », se souvient le responsable des finances et du contrôle de gestion. « D'autre part, nous recherchions un partenaire capable de nous accompagner par son expertise technologique et spécialisée dans le développement de la solution, car nos ressources internes n'étaient pas suffisantes pour la mise en œuvre rapide souhaitée d'applications supplémentaires. » Le choix de ppmc s'est porté sur son expertise technologique approfondie, tant sur Qlik que sur les systèmes sources, ainsi que sur son expertise spécialisée en environnement clinique.

Solution

Le déploiement de la solution a nécessité l'intégration de données provenant de dix systèmes sources différents. Parmi ceux-ci figuraient divers modules SAP, tels que SAP IS-H (données de gestion des patients), SAP FI (données comptables) et SAP CO (données de comptabilité analytique). Parmi les autres modules SAP figuraient LKF Score Allocator, un outil de financement hospitalier basé sur la performance ; le système d'information clinique Medfolio ; Metavision, solution pour les protocoles chirurgicaux et ambulatoires ; et PDMS (données chirurgicales). L'intégration de solutions RH (Ally Personal et SPX, ainsi qu'une base de données Access contenant des données de formation continue) était également nécessaire. Chaque source de données était directement connectée à Qlik via différentes interfaces. Les données sont mises à jour quotidiennement pendant la nuit. Des applications spécifiques pour la génération d'indicateurs clés de performance, l'analyse et la création de rapports sur divers sujets et domaines d'intérêt ont été développées en continu.

Domaines d'application et avantages

Un système de reporting interclinique avec différents tableaux de bord a été créé. Le point d'entrée central est un tableau de bord de gestion présentant les chiffres clés pour la direction clinique et le personnel administratif. Ce tableau de bord permet à tous les employés d'accéder aux informations spécifiques à leur service en fonction de leurs droits d'accès, régis par un concept d'autorisation. Des indicateurs clés de performance (ICP) pour les ressources humaines, par exemple, sont disponibles. Ceux-ci incluent les coûts de personnel, diverses statistiques sur le personnel concernant les congés maladie, les fluctuations, la pyramide des âges et l'ancienneté. Les chiffres relatifs aux nouvelles embauches et aux apprentissages, ainsi que les données de temps, sont également visibles. Les sujets liés au développement du personnel incluent le nombre et le type d'apprentis, les formations continues et obligatoires, ainsi que les évaluations de performance des employés. Une gamme d'applications Qlik est disponible pour le contrôle financier, couvrant des sujets tels que le contrôle des investissements, le coût des médicaments, les blocs de dépenses par type de coût, les rapports mensuels, les états financiers et les estimations. Pour la prise en charge des patients, les données anonymisées sur les patients, les dossiers et les mouvements sont structurées selon les patients (ambulatoires, hospitalisés ou en hôpital de jour). Un dossier est divisé en plusieurs dossiers administratifs selon les besoins, qui sont ensuite affectés à un seul dossier médical. Les informations disponibles comprennent, par exemple, les dossiers d'anesthésie, les documents de naissance, le nombre de consultations (p. ex., conseils diététiques, services psychosociaux), les naissances et d'autres données relatives aux patients (fréquence, jours de séjour, jours de soins, admissions, occupation des lits, durée du séjour, réadmissions, structure par âge, gestion des sorties, etc.). Pour la gestion du bloc opératoire, des indicateurs clés tels que les points LKF, le nombre d'admissions en hôpital de jour, la fréquence des accouchements en salle d'accouchement, ainsi que l'occupation des salles et les temps de traitement (temps de pose, temps d'incision-suture, etc.) sont disponibles. Des informations sur les opérations et les services chirurgicaux, les interventions non facturées, le volume du bloc opératoire et les statistiques des urgences sont également disponibles.

Un autre tableau de bord est dédié au financement hospitalier basé sur la performance. Il permet d'accéder aux informations sur la codification, les diagnostics et les traitements, ainsi qu'aux audits LKF. Une évaluation de l'hôpital de jour et des analyses des demandes, diagnostics et prestations Medfolio sont également disponibles. Des applications relatives aux coûts et aux recettes, ainsi qu'au contrôle de gestion LKF, sont disponibles pour le service administratif. Des comparaisons d'écritures individuelles, des données pour les procédures d'allocation dans SAP et une vue d'ensemble de la répartition des coûts sont également disponibles. De plus, Qlik cartographie la comptabilité de marge contributive et un système de contrôle interne pour les services RH et Contrôle de gestion/Finances, permettant ainsi de suivre, par exemple, les paiements ponctuels et spéciaux et les flux de trésorerie. Une centaine d'utilisateurs utilisent actuellement le système de reporting basé sur Qlik, développé en continu par Gerhard Amann, diplômé en administration des affaires, afin de répondre aux besoins des services spécialisés. « ppmc nous accompagne avec une grande flexibilité et un dévouement exceptionnel. Si j'avais une demande urgente le vendredi après-midi, j'obtenais une solution le lundi matin. La collaboration a toujours été très constructive et fondée sur un esprit d'égalité, ce qui est très important pour nous. ppmc nous a également apporté d'excellentes idées pour optimiser notre système de reporting. »

Une transparence sur mesure pour tous

Grâce à Qlik, l'hôpital de Dornbirn bénéficie d'informations disponibles en continu et régulièrement, avec la qualité et la profondeur souhaitées, et d'un accès autonome en cas de besoin. Qlik garantit également un haut niveau de transparence, comme l'a déclaré le Dr. Dipl.-Kfm. Gerhard Amann confirme : « Par exemple, nous avons établi pour chaque médecin-chef un bref aperçu, basé sur ses besoins individuels et basé sur l'ensemble du complexe, de plus de 100 chiffres clés. Selon le médecin-chef, on trouve entre huit et 15 chiffres clés, tels que la comparaison des postes prévus et réels, le temps de compensation, le nombre de jours de garde, le nombre d'opérations, le temps d'occupation des chambres, les points de performance obtenus, etc., qui sont visualisés en couleur et sous forme de tableau. Les médecins-chefs peuvent voir d'un coup d'œil si tout est dans la zone verte et où des mesures doivent être prises. » « J'ai récemment intégré un nouveau médecin-chef de notre hôpital à notre reporting », explique le diplômé en médecine familiale. Gerhard Amann poursuit : « Son commentaire : « Enfin, je peux obtenir les chiffres dont j'ai besoin facilement et en un coup d'œil ! » Pour Gerhard Amann, diplômé en administration des affaires, les gains d'efficacité réalisés avec Qlik sont particulièrement notables en début d'année : « Auparavant, en janvier et février, je recevais d'innombrables demandes de statistiques pour le bilan de l'année précédente. Grâce au libre-service de Qlik et à notre approche consistant à cartographier les rapports nécessaires au moins une fois par an dans Qlik et à permettre aux collègues responsables d'y accéder de manière autonome, cette tâche est désormais réduite à néant. Le rapport mensuel, par exemple, est toujours disponible le 20 du mois précédent. Tous les utilisateurs reçoivent une notification par e-mail et peuvent ensuite travailler intensivement sur les données pour la réunion suivante, au cours de laquelle ils présenteront les chiffres de leur service et les intégreront facilement à une présentation. Au lieu de passer une demi-journée à transférer laborieusement les chiffres des différents programmes vers Excel et à les traiter, 15 minutes et quelques clics suffisent désormais. »

Avenir

Qlik sera également utilisé à l'avenir par l'entreprise indépendante Pflege-GmbH (société de soins), qui gérera les deux maisons de retraite médicalisées de Dornbirn. Il est également prévu de cartographier les écarts de position prévisionnels dans Qlik tout au long de l'année et à la date de clôture. Qlik servira également à la planification financière.