Huppenkothen GmbH

Branche

Handel

Abteilung

Einkauf, Kundenservice, Vertrieb, Buchhaltung

Region

Österreich, Schweiz, CEE und Iberische Halbinsel

Der Kunde

Die Anschaffung hochwertiger Baumaschinen ist kostenintensiv – insbesondere, wenn sie nur für bestimmte Projekte oder Zeiträume benötigt werden. Eine wirtschaftlich attraktive Alternative bietet das Mieten solcher Geräte. Genau darauf hat sich die Huppenkothen GmbH aus Lauterach in Vorarlberg (Österreich) spezialisiert. Das Unternehmen vermietet, verkauft und repariert Mini- und Kompaktbagger sowie ein breites Spektrum an Baumaschinen. Als Generalimporteur für Mini- und Kompaktbagger des japanischen Herstellers Takeuchi ist Huppenkothen europaweit aktiv. Seit der Gründung im Jahr 1956 hat das Unternehmen seine Marktposition stetig ausgebaut. Heute sind über 420 Mitarbeitende an mehr als 40 eigenen Filialen und Mietstationen in Österreich, der Schweiz, Südtirol, Slowenien und Kroatien tätig. Ergänzt wird das Netz durch zahlreiche Partner und Händler in vielen europäischen Ländern.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Huppenkothen GmbH ist die hohe Flexibilität im Umgang mit Kunden. Wer in eine der Filialen kommt und schnell eine Baumaschine benötigt, kann darauf vertrauen, dass Huppenkothen kurzfristig liefert.

Diese kundenorientierte und schnelle Bedarfsdeckung erfordert eine hohe Effizienz und Flexibilität der internen Abläufe. Basis bildet die Transparenz über Unternehmensdaten. Hier stieß Huppenkothen mit manuellen Datenanalysen in Excel zunehmend an Grenzen. 

Ziel: Moderne datengetriebene Unternehmenssteuerung

Ziel war es, die datengetriebene Unternehmenssteuerung mit einer Data Analytics Lösung zu automatisieren und zu professionalisieren – sowohl hinsichtlich der Datenstrukturen als auch der Analysebreite und -tiefe.

Eine zentrale Anforderung war dabei, eine Lösung zu finden, die es ermöglicht, sowohl bestehende als auch neue Quellsysteme problemlos anzubinden oder bei Bedarf auszutauschen.

 „Wir setzen zum einen das ERP-System Sage 100 ein, das zentrale Prozesse wie Ersatzteilmanagement, Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung und Finanzwesen abbildet. Zum anderen nutzen wir eine mobile Servicemanagement-Lösung.

Zusätzlich verwenden wir eine eigens entwickelte Geräteverwaltung, in der der vollständige Lebenszyklus aller Baumaschinen organisiert wird – von der Seriennummer über Einkaufs- und Verkaufshistorien sowie Mietzeiträume bis hin zu Reparaturen und Garantieabwicklungen“, erläutert Andreas Hauser, CIO der Huppenkothen GmbH.

„Aktuell befindet sich die Geräteverwaltung im Übergang auf ein modernes Nachfolgesystem, ebenfalls selbst entwickelt. Entsprechend wichtig ist es uns deshalb gewesen, dass die Quellsysteme problemlos gewechselt werden können.“

Die Lösung sollte direkt auf die Datenquellen zugreifen, um Zwischendatenstrukturen oder -Verarbeitungen zu vermeiden und so die Datenaktualität zu gewährleisten. 

Darüber hinaus stand die Usability im Fokus:

Da viele Anwender keine IT-Fachleute sind, sollte die Lösung intuitiv bedienbar sein. Gleichzeitig war es Huppenkothen wichtig, die Lösung eigenständig betreiben und weiterentwickeln zu können, um maximale Unabhängigkeit und Flexibilität zu gewährleisten.

Technologie von Qlik, Umsetzung von ppmc

Qlik Sense passte perfekt zu den Anforderungen von Huppenkothen. „Die Flexibilität bei der Anbindung verschiedenster Datenquellen, die Benutzerfreundlichkeit und die herausragenden Visualisierungsmöglichkeiten haben uns sofort überzeugt“, erklärt Andreas Hauser.

Ebenso wichtig wie das Tool selbst war für das Unternehmen die Wahl des richtigen Implementierungspartners.

„Wir wollten mit einem erfahrenen Experten aus der Region zusammenarbeiten. Denn trotz aller Digitalisierung legen wir großen Wert auf persönlichen Austausch auf Augenhöhe.“ Die Entscheidung fiel auf den Qlik Solution Provider PPMC. Neben der regionalen Nähe gaben vor allem Erfahrung und überzeugende Referenzen den Ausschlag.

„Schon im ersten Gespräch hatten wir das Gefühl, dass uns die Berater von PPMC wirklich aus der Anwenderperspektive verstehen“, so Andreas Hauser weiter. „Sie wissen genau, worauf es in der Praxis ankommt – zum Beispiel, wenn Bagger-, Rechnungs- und Werkstattdaten mithilfe der Seriennummer als verbindendem Element zusammengeführt werden müssen. Diese praxisnahe Herangehensweise war für mich ein klarer Pluspunkt.“

Als Proof of Concept (PoC) wurde eine Anwendung für den Kundenservice umgesetzt. Anfangs gab es Skepsis im Unternehmen, ob sich die Investition tatsächlich lohnt. Doch nach der ersten Präsentation der Kundenservice-App war die einhellige Meinung: „Das ist sinnvoll, davon müssen wir mehr entwickeln.“

Praxisnaher Wissensaufbau durch gemeinsame Entwicklung

Für den nötigen Know-how-Aufbau im Umgang mit Qlik startete Huppenkothen mit einer Basisschulung durch PPMC. Anschließend entwickelte PPMC gemeinsam mit Huppenkothen Applikationen – im Stil eines „Training on the Job“. So konnte Huppenkothen eigenes Wissen aufbauen und zunehmend Aufgaben selbstständig übernehmen. Größere oder komplexere Themen rund um Qlik werden weiterhin gemeinsam mit PPMC umgesetzt.

Andreas Hauser betont: „PPMC bringt das nötige Fachwissen mit, arbeitet effizient und – was uns besonders wichtig ist – hinterfragt auch unsere Ansätze kritisch. Sie bringen Best Practices ein und unterstützen uns dabei, bessere Lösungen zu entwickeln. Dieser kritische Blick von außen ist für uns besonders wertvoll.“

Vernetzte Einblicke: Qlik-Applikationen für Kundenservice, Vertrieb, Einkauf & Buchhaltung

Inzwischen nutzen rund 30 Mitarbeitende aus den Bereichen Kundenservice, Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung die Qlik-Applikationen.

Der Kundenservice kann damit beispielsweise die Gesamtzahl der fakturierten Reparaturaufträge abrufen und erhält gezielte Einblicke in deren Struktur. Auf einen Blick ist erkennbar, wie viele Aufträge pro Filiale oder Zeitraum als Kulanz- oder Garantiefälle abgerechnet wurden und wie sich die Kosten auf Arbeitszeit und Material verteilen. Auch der Anteil von Eigen- und Fremdleistungen sowie deren finanzielle Auswirkungen auf das gesamte Werkstattgeschäft lassen sich analysieren.

Im Einkaufs-Dashboard von Huppenkothen werden zentrale Informationen wie Forecast und tatsächliche Bestellungen dargestellt. Zudem sind Fremdwährungsauswertungen verfügbar. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf der japanischen Marke Takeuchi, dem Hauptprodukt im Einkauf. Der Einkauf ist hier besonders komplex, da einerseits in Fremdwährungen bestellt wird und andererseits aufgrund des langen Transportwegs per Schiff mit erheblichen Lieferzeiten zu rechnen ist.

Gerade im Bereich Ersatzteile legt Huppenkothen großen Wert auf flexible und schnelle Auslieferung aus dem eigenen Zentrallager. Deshalb wird im Dashboard auch die Durchlaufzeit von Kunden- bzw. Filialbestellungen ausgewertet. Mit Hilfe verschiedener Filter, etwa nach Zeitraum oder nach sogenannten Langläufern, lassen sich gezielt Verzögerungen identifizieren. So erkennt Huppenkothen schnell, wo es gehakt hat und an welchen Stellen die Prozesse weiter verbessert werden können.

Die Verkaufsstatistik zeigt aktuelle und vergangene Verkaufszahlen, auswertbar nach unterschiedlichen Filterkriterien. Abrufbar sind außerdem Vergleichszahlen aus unterschiedlichen Zeiträumen, um Entwicklungen und Trends im Verkaufsverhalten zu erkennen.

Der Buchhaltung ermöglicht eine Qlik-Applikation, kaufmännische Buchhaltungs- oder Geschäftsprozesse samt ihres Prüfstatus einzusehen und auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu kontrollieren. 

Transparenz und Steuerbarkeit

Mit dem Einsatz von Qlik profitiert Huppenkothen vor allem von einer deutlich verbesserten Steuerbarkeit im Servicebereich. „Bisher war es schwierig, einen umfassenden Überblick über Wartungen, Reparaturen und Kulanzleistungen zu gewinnen“, sagt Andreas Hauser. „Mit Qlik können wir nun detailliert auf allen Ebenen nachvollziehen, welche Serviceaktivitäten dort stattfinden. Dadurch haben wir ein effektives Steuerungsinstrument erhalten, das es uns ermöglicht, den Kundenservice gezielt zu optimieren und jederzeit Einblick in die aktuellen Abläufe zu bekommen.“

Auch im Bereich der Geräteverwaltung hat sich die Situation deutlich verbessert. Früher basierten Auswertungen auf eher einfachen, tabellarischen Verkaufszahlen. Mit Qlik lassen sich übersichtliche Reports integrieren, die es ermöglichen, Verkaufszahlen nach Kriterien wie Land, Filiale oder Modelltyp visuell ansprechend und differenziert darzustellen. Dies erleichtert nicht nur die Analyse, sondern unterstützt Huppenkothen auch dabei, fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und die operative Planung effizienter zu gestalten.

Zusätzlich wird durch die Möglichkeit, Buchungsprozesse zu überprüfen und bei Bedarf zu vervollständigen, die Datenqualität weiter verbessert. 

Zukunft

Im nächsten Schritt werden alle Auswertungen aus der alten Geräteverwaltungslösung, die einen Berichtscharakter haben, in Qlik abgebildet – unter Nutzung der neuen Geräteverwaltungslösung als Quellsystem.

Darüber hinaus wird die Applikationslandschaft für den Vertrieb erweitert. Geplant ist außerdem, den Bereich Vermietung in Qlik zu integrieren, beispielsweise durch eine Mietpark-Auswertung, die transparent aufzeigt, wo Maschinen verfügbar sind, wo Über- oder Unterkapazitäten bestehen und wo die Bedarfsermittlung optimiert werden kann.

Zusätzlich ist vorgesehen, ein Management-Dashboard für die Geschäftsleitung zu entwickeln

Über PPMC

PPMC ist ein seit 2007 anerkannter Experte für kundenspezifische Business-Intelligence-Lösungen und Digitalisierungsberatung. Kunden aus dem Alpenrheintal und dem DACH-Raum sowie internationale Unternehmen unterstützt PPMC ganzheitlich von der Beratung, Lizenzierung, Installation, Entwicklung und Schulung bis hin zum Support rund um die Bereiche Data Integration und Data Analytics. 

Über QLIK

Qlik verwandelt komplexe Datenlandschaften in verwertbare Erkenntnisse, die zum Geschäftserfolg beitragen. Mehr als 40.000 Kunden weltweit nutzen unser Portfolio, das für moderne, businesstaugliche AI/ML und durchgängig hohe Datenqualität steht. Unsere Stärken sind Datenintegration und Data Governance und wir bieten umfassende Lösungen, die mit den unterschiedlichsten Datenquellen arbeiten. Intuitive Echtzeitanalysen von Qlik decken verborgene Muster auf und ermöglichen Teams, komplexe Herausforderungen zu meistern und neue Chancen zu nutzen. Unsere praxisnahen und skalierbaren AI/ML-Tools führen schneller zu besseren Entscheidungen. Als strategische Partner verbessern wir mit unserer plattformunabhängigen Technologie und unserem Know-how die Wettbewerbsfähigkeit unserer Kunden.